Làm việc hiệu quả đôi khi không chỉ là làm đúng cách mà còn cần làm đúng việc. Khả năng lập kế hoạch cho công việc, mà trước hết là khả năng tập trung vào những việc mang lại giá trị cao nhất sẽ đóng góp rất lớn vào sự thành công của bạn không thua gì các yếu tố khác.
Thiết lập ưu tiên cho công việc của bạn với ABCDE
ABCDE là một phương pháp thiết lập ưu tiên cho các công việc ngắn hạn, rất đơn giản để sử dụng, chỉ cần bạn có giấy và bút. Bất cứ khi nào bạn cảm thấy quá tải do có quá nhiều việc để làm trong khi thời gian lại quá ít, hãy ngồi xuống, hít một hơi thật sâu, và lên danh sách tất cả những công việc mà bạn cần hoàn thành. Hãy nhớ rằng, ta không bao giờ ta có đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ nhưng luôn có đủ để làm điều quan trọng nhất, và hãy kiên trì theo đuổi chúng cho đến khi hoàn thành.
Một phương pháp đơn giản mà hiệu quả
Phương pháp này đặc biệt hữu dụng khi bạn đã xác định được mục tiêu lớn của mình. Khi đó hãy đặt một trong các chữ cái sau đây ở cạnh mỗi công việc trên danh sách trước khi bạn bắt đầu thực hiện:
- “A” được hiểu là “rất quan trọng” – một điều gì đó bạn phải làm. Có thể sẽ có hậu quả cực kì nghiêm trọng nếu bạn không làm.
- “B” được hiểu “quan trọng” – một điều gì đó mà bạn nên làm. Công việc thuộc loại này thì không quan trọng bằng loại A. Chỉ có thể xảy ra vài hậu quả tiêu cực nho nhỏ, nếu nó không được hoàn thành.
- “C” được hiểu là “làm được thì tốt” – nhưng đó không phải là điều quan trọng là như việc ‘A’ hay ‘B’. Nếu bạn không hoàn thành được thì cũng không sao.
- “D” được hiểu là “ủy thác” – Bạn có giao việc này cho một người nào đó có khả năng mà bạn tin tưởng.
- “E” được hiểu là “loại bỏ, bất cứ khi nào có thể” – Bạn nên loại bỏ càng nhiều việc không cần thiết càng tốt để tiết kiệm thời gian.
Khi sử dụng ABCDE, bạn sẽ rất dễ dàng nhìn ra được điều gì là quan trọng và không quan trọng. Sau đó hãy tập trung thời gian và sự chú ý của bạn và những công việc quan trọng nhất trên danh sách.
Hãy nói không
Một khi bạn đã xác định rõ ràng một việc mà bạn nên làm trước tất cả việc khác, hãy nói không và tránh xa mọi thứ có thể khiến bạn mất tập trung, hãy kiên trì theo đuổi công việc bạn đã chọn cho đến khi hoàn thành.
Có một khám phá thú vị chỉ ra rằng, chủ yếu stress bắt nguồn do làm những công việc thứ tự ưu tiên thấp. Do vậy hãy làm những công việc có giá trị cao càng sớm càng tốt, stress sẽ biến mất nhanh chóng. Bạn sẽ cảm thấy một nguồn năng lượng tích cực tuôn trào vì bạn luôn hướng đến những điều thực sự quan trọng, giúp bạn gia tăng những giá trị bên trong, giúp đem lại sự hài lòng. Rồi bạn sẽ thấy mình tự chủ hơn, bình tĩnh hơn và tự tin hơn vào bản thân.
Bài tập vận dụng
Sau đây là ba lời khuyên giúp bạn có thể giúp bạn thiết lập ưu tiên cho công việc hàng ngày và giữ hiệu suất làm việc ở trạng thái tốt nhất.
Thứ nhất, hãy dành thời gian để xác định rõ các mục đích, mục tiêu lớn của bạn để đảm bảo cho quá trình thiết lập ưu tiên đi đúng hướng, đem lại giá trị thực sự cho bạn.
Thứ hai, hãy nhớ rằng điều quạn trọng không phải là tổng lượng thời gian bạn mất đi mà là lượng thời gian bạn dành cho những công việc có giá trị nhất.
Thứ ba, yếu tố đáng lưu ý khi thiết lập ưu tiên chính là sự sáng suốt trong quyết định của bạn. Hãy nhớ rằng bạn luôn có quyền tự do lựa chọn: hoặc làm hoặc không làm.
Từ bây giờ, hãy bắt đầu thiết lập ưu tiên cho mọi mặt cuộc sống của bạn, hãy ưu tiên cho những hoạt động mà chắc chắn nó sẽ đem lại sức khỏe, sự hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp lâu dài của bạn.
