Trong những năm gần đây, nhiều ứng dụng công nghệ nhằm số hóa quy trình các thủ tục hành chính giữa doanh nghiệp lẫn cơ quan ban ngành ra đời, rút gọn thời gian cũng như chi phí. Một ứng dụng quan trọng trong số đó là chữ ký số và quản lý quy trình ký số, dạng chữ ký dựa trên công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như chữ ký của cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp.
Chữ ký số và những giải pháp kiểm soát quy trình văn bản số
Tại Việt Nam, nhiều văn bản luật có giá trị đã thiết lập khung pháp lý cho việc sử dụng chữ ký số, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong các giao dịch điện tử và hoạt động liên quan. Nhờ đó, chữ ký số được khẳng định là có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký viết tay truyền thống trước đây. Tuy nhiên, để được công nhận là hợp pháp và có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật, chữ ký số cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện yêu cầu.
Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về các điều kiện đảm bảo an toàn cho như chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó. Bên cạnh đó, chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số chỉ do những tổ chức hợp pháp cung cấp.
Cụ thể là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng chính phủ; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan; tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng. Ngoài ra, khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Trong một nền kinh tế số lấy người dân làm mục tiêu phát triển trọng tâm, khó có thể bỏ qua ứng dụng hữu ích này. Những phần mềm thực hiện ký số, quản lý quy trình, đồng hộ bộ với hệ thống văn bản, với sự tiện lợi mọi lúc, mọi nơi, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối theo tiêu chuẩn toàn cầu, hạn chế việc giả mạo, khai khống hay tiết lộ thông tin quan trọng. Chữ ký số và những phẩm quản lý chữ ký số đã rút ngắn thời gian thực hiện, tiết công sức, bên cạnh việc đảm bảo tính bảo mật và pháp lý trong các giao dịch điện tử như ký hợp đồng, kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, giao dịch tài chính…
Một trong những phần mềm chữ ký số phổ biến hiện nay như Adobe Sign là một dịch vụ dựa trên đám mây cho phép một cá nhân hoặc tổ chức gửi, bảo mật, theo dõi và quản lý các chữ ký điện tử theo quy trình (từ khi gửi tài liệu cho đến khi kết thúc bằng chữ ký). Không chỉ vậy, Adobe Sign còn tích hợp Microsoft Office; lưu trữ tự động, an toàn với các tài liệu đã ký và bản ghi dấu vết kiểm tra của mọi giao dịch. Tại Việt Nam, sở hữu bản quyền của Adobe Sign cũng đã trở nên dễ dàng và có thể thực hiện mua trên hệ thống của Noventiq – đối tác phân phối toàn cầu của Adobe Sign. Không chỉ cung cấp giải pháp như Adode Sign, Noventiq cũng giúp đưa ra các hoạt động tư vấn, giải pháp phù hợp theo nhu cầu của các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Adobe Sign nói riêng, các phần mềm bản quyền nói chung.
Lựa chọn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần tập trung vào một số yếu tố để cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp. Đầu tiên là bảo mật, vốn là yếu tố tối quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm hoặc tài liệu quan trọng. Các doanh nghiệp cần xác định mức độ bảo mật cần thiết và chọn giải pháp chữ ký số phù hợp, đảm bảo thông tin và dữ liệu được bảo vệ đúng cách.
Kế đến, cần xem xét cách tích hợp chữ ký số vào quy trình làm việc. Tính tiện dụng và tích hợp dễ dàng có thể giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có nguồn lực hạn chế, do đó giá trị và chi phí của giải pháp chữ ký số cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Đặc biệt, cần xem xét cơ cấu giá cả, cụ thể là chi phí cố định và sử dụng liên quan đến triển khai giải pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
Việc lựa chọn những nhà cung cấp phương án thực hiện và quản lý chữ ký số càng cần được tư vấn chính xác, lựa chọn cá đơn vị uy tín có chính sách bảo mật rõ ràng, giải quyết vấn đề bảo mật một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng. Ngoài cung cấp giải pháp, khi có bất kỳ vấn đề nào về xảy ra, bên cung cấp sẽ có các giải pháp và chính sách giải quyết để đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số. Một số đơn vị hiện tại đang cung cấp các sản phẩm bản quyền, tư vấn với đội ngũ chuyên gia như Noventiq, có thể giúp các doanh nghiệp dàng sử dụng, lựa chọn.
Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể, từng doanh nghiệp nên cân nhắc các yêu cầu trên nhằm chọn lựa sử dụng dịch vụ chữ ký số phù hợp. Không những đem đến sự hài lòng cho khách hàng, chọn lựa đơn vị cung cấp hợp lý sẽ giúp mở rộng doanh nghiệp của bạn, tạo nên cầu nối tin tưởng vẫn chắc giữa doanh nghiệp và người dùng.
