Cuối năm là khoảng thời gian dân văn phòng cuốn vào guồng quay công việc khi vừa phải đẩy nhanh tiến độ chạy KPIs (chỉ tiêu), báo cáo tổng kết năm cũ đồng thời lên kế hoạch cho năm mới. Điều này khiến nhiều người thường xuyên phải tăng ca, thậm chí làm thêm cả ngày cuối tuần mà deadline vẫn chồng chất.
Minh Hiếu (25 tuổi, nhân viên Marketing) cho biết cuối năm lượng khách hàng tăng lên để chuẩn bị cho các chiến dịch Tết. Khối lượng công việc tăng lên 30-40%, liên tục phải làm việc đến khuya, Minh Hiếu không thể tránh được tình trạng quên deadline của khách khiến anh càng thêm căng thẳng.
Ảnh minh họa
Nghe Minh Hiếu than thở, một đồng nghiệp đã giới thiệu với anh về một ứng dụng mới ra mắt có tính năng nhắc lịch giúp giải quyết tình trạng “nhớ nhớ quên quên” của hội dân văn phòng. Đó là tính năng “Lota – trợ lý nhắc lịch” trên Lotus Chat. Minh Hiếu chỉ cần nhập deadline của từng khách hàng, Lota sẽ tự động nhảy thông báo để anh không còn quên lịch họp hay nhầm lẫn các nhiệm vụ. Lota cũng có thể đưa ra lời khuyên, giúp Minh Hiếu tối ưu hiệu quả trong việc sắp xếp lịch trình, tránh tình trạng quá tải dịp cuối năm.
Sau một thời gian ngắn sử dụng, chàng trai này còn hài lòng với một tính năng khác là gửi, lưu trữ file trên Lotus Chat. Người dùng có thể gửi file tối đa lên đến 1GB, mở file media ngay trên app chat mà không cần mở app khác. Dù người dùng đang sử dụng trên mobile, PC hay đăng nhập trên một thiết bị mới thì dữ liệu vẫn còn nguyên. Minh Hiếu có thể hoàn thiện công việc gấp ngay tại nhà, đồng thời lưu trữ các đường link hay data thường xuyên phải dùng, chia sẻ cho đồng nghiệp hoặc gửi khách hàng ngay khi cần.
Với leader tại một công ty công nghệ như Thái Sơn (35 tuổi), những tháng cuối năm sẽ bận gấp 2, gấp 3 lần bình thường. Để giao việc trong team hiệu quả hơn, anh sử dụng Lotus Chat với tính năng pin top chỉ định. Tính năng này giúp Thái Sơn giao việc rõ ràng cho từng cá nhân, đồng thời theo dõi các đầu việc cần xử lý trong ngày.
Bên cạnh đó, khi cần thảo luận nhanh với một nhóm nhỏ, chia việc cụ thể cho một nhóm nhân sự, Thái Sơn sẽ dùng đến tính năng Convo trong ứng dụng Lotus Chat. Khi đó, các thông tin trong group chat chính sẽ không bị ảnh hưởng, nhân sự được giao việc sẽ ngay lập tức nắm bắt được thông tin và thảo luận tập trung hơn.
Không chỉ xử lý công việc chung của team, Thái Sơn cũng cần tham gia các buổi gặp gỡ khách hàng, đối tác. Trợ lý ảo Lota là trợ thủ đắc lực của anh trong khoảng thời gian này, giúp Thái Sơn sắp xếp lịch họp và các sự kiện một cách hợp lý, không bỏ lỡ bất kỳ dịp quan trọng nào.
Ghi âm cuộc gọi cũng là tính năng anh sử dụng khi cần nhận feedback từ cấp trên hoặc khách hàng, sau đó forward ngay cho team để xử lý công việc. Thái Sơn cho biết khi cần bảo mật thông tin, có thể tạm dừng ghi âm sau đó tiếp tục ghi âm như bình thường, đây là tính năng anh thấy chưa app nào có.
Cả Minh Hiếu và Thái Sơn đều đánh giá Lotus Chat có giao diện dễ sử dụng, có độ bảo mật cao phù hợp với tính chất công việc. Ứng dụng cho phép tùy chọn một số tính năng như ngăn chuyển tiếp, tải xuống hoặc tự xóa tin nhắn, giúp hạn chế tình trạng rò rỉ dữ liệu của khách hàng. Với những cuộc trò chuyện cùng đối tác quan trọng, Thái Sơn có thể bảo mật bằng mật khẩu, đồng thời chọn chống xóa sửa tin nhắn, mã hóa đường truyền.
Đó là lý do ngày càng nhiều đồng nghiệp tại công ty của Minh Hiếu và Thái Sơn dần chuyển sang sử dụng ứng dụng này, đồng thời truyền tai nhau về những tính năng tiện lợi cho công việc khi dùng Lotus Chat.
Nguồn tin: https://genk.vn/ngap-trong-deadline-cuoi-nam-dan-van-phong-truyen-tai-nhau-1-ung-dung-la-tro-thu-dinh-noc-kich-tran-cho-hoi-nao-ca-vang-20241218030251241.chn
