Trước sau gì cũng chuyển đổi số, hãy làm đúng ngay từ đầu!

Bắt đầu hành trình chuyển đổi số, Mutosi đồng hành cùng Citek – Chuyên gia trong lĩnh vực chuyển đổi số tổng thể quản trị doanh nghiệp để triển khai hệ thống SAP S/4HANA, giúp giải quyết bài toán then chốt sản xuất – quản lý chất lượng và khâu quản lý – bán hàng trong ngành máy lọc nước và điện gia dụng.

Làm việc trong ngành máy lọc nước nhiều năm, ông Dũng biết dư địa thị trường còn lớn. Nhưng phần đất đó không dành cho những sản phẩm sao chép, mờ nhạt. Yếu tố làm nên sự khác biệt của Mutosi so với các đối thủ trong thị trường máy lọc nước và đồ điện gia dụng vốn dĩ rất cạnh tranh chính là trải nghiệm tuyệt vời và tiên phong đột phá. Dù đã đạt được những thành công nhất định ngay từ khi doanh nghiệp còn ‘trẻ’, đội ngũ Mutosi vẫn không ngừng trăn trở khi nhìn thấy những khoảng trống cần được lấp đầy để liên tục cải tiến sản phẩm và tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Bên cạnh đó, ông Dũng cũng chia sẻ: “Phần đông người Việt có thể không biết về khái niệm sống khỏe chuẩn Nhật, nhưng đó không phải lý do để mình không đưa ra một tiêu chuẩn sống cao cấp hơn chỉ vì họ không yêu cầu. Một sản phẩm được xem là hữu ích khi nó cung cấp một tiêu chuẩn sống mà khách hàng xứng đáng được nhận, chứ không phải vì khách hàng yêu cầu”.

Cho rằng dịch vụ tuyệt vời là điều làm nên sự khác biệt, CEO của Mutosi quan tâm đến từng chi tiết dù nhỏ nhất trong hành trình mua sắm của khách hàng.

Những năm gần đây, việc mua sắm online đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng, không chỉ đối với các sản phẩm tiêu dùng nhanh mà còn với cả các sản phẩm giá trị cao. Khách hàng của Mutosi cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Tuy nhiên, đôi khi xảy ra tình huống khách đã xác định mua, bỏ hàng vào giỏ và sẵn sàng trả tiền thì bên cung ứng mới báo hết hàng. Hay một tình huống khác, nhà phân phối đã nhận được đơn hàng nhưng khi báo lên hệ thống thì mới nhận được thông tin mã hàng đó tồn kho không còn.

“Sự đứt gãy, thiếu đồng nhất về thông tin làm ảnh hưởng nghiêm trọng không chỉ đến khả năng cung ứng hàng hóa, mà còn là khả năng mang lại trải nghiệm một cách trọn vẹn cho người tiêu dùng của chúng tôi” – ông Dũng đánh giá.

Mặt khác, trong quản trị, doanh nghiệp cần thông tin cập nhật tức thời để nắm bắt hiện trạng. Nếu chờ đến tháng sau mới họp và báo cáo về tháng trước để biết được tình trạng, mới bắt đầu đưa ra chỉ đạo hay thay đổi chiến thuật, chiến lược cho đội ngũ thì doanh nghiệp sẽ bị tụt hậu trong bối cảnh thị trường liên tục vận động và nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh. Độ trễ trong việc nắm bắt thông tin và ra quyết định càng lớn thì càng cản trở đáng kể khả năng thành công của doanh nghiệp.

Theo ông Trần Gia Huân – Project Manager của Citek, người trực tiếp hỗ trợ Mutosi chuyển đổi số cho hay, đối với việc chuyển đổi số ở những doanh nghiệp sản xuất ngành điện gia dụng như Mutosi, bài toán khó nằm ở hai khâu: một là khâu sản xuất và quản lý chất lượng, hai là khâu quản lý, bán hàng.

Về kênh phân phối, bán hàng, để đảm bảo độ nhận diện thương hiệu và khả năng đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh nhất, Mutosi phải đảm bảo được lưu lượng và độ phủ của các kênh bán hàng, từ kênh offline đến online. Khi kênh bán hàng mở rộng, thì chính sách bán hàng, nhân viên bán hàng của từng kênh cũng cần đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau. Điều này đòi hỏi hệ thống công nghệ phải đáp ứng được các tiêu chí cho từng kênh khác nhau.

Còn về quản trị chất lượng, để có thể truy xuất được nguồn gốc, giảm thiểu lỗi và nâng cao chất lượng sản phẩm cho người tiêu dùng, lắng nghe khách hàng một cách trọn vẹn và toàn trình thì việc có được thông tin cập nhật để có thể rút kinh nghiệm, điều chỉnh kịp thời cũng rất là quan trọng.

Ông Trung Dũng chia sẻ: “Mutosi rất mong muốn có được thông tin một cách nhanh chóng nhất về thị trường cũng như về chính bản thân doanh nghiệp, để biết được chuyện gì đang diễn ra, sản phẩm, dịch vụ hay quy trình nào đang hiệu quả và chưa hiệu quả, qua đó có những quyết sách nhanh chóng hơn, theo tuần, hoặc với một số hoạt động chức năng là theo ngày”.

Đây chính là những yếu tố thúc đẩy ông nhận ra Mutosi phải nhanh chóng chuyển đổi số.

Cũng một phần bởi CEO này quan sát thấy ở nhiều doanh nghiệp, ở giai đoạn mà quy mô đã khá lớn mới bắt đầu có những thay đổi mang tính hệ thống, và khi đó những thay đổi này đều là thách thức với nhân sự và hệ thống hiện trạng. Ví dụ như doanh nghiệp sau 5-7 năm mới bắt đầu ứng dụng ERP, thì việc thay đổi hệ thống, quy trình cũ, thay đổi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hay đồng nhất, làm sạch dữ liệu… sẽ là khối lượng công việc khổng lồ.

“Từng tham gia điều hành một số doanh nghiệp và học hỏi văn hóa quản trị của người Nhật, tôi thấy nên làm đúng ngay từ đầu. Trước sau gì cũng phải đầu tư chuyển đổi số, thì tốt nhất là đầu tư để chuẩn hóa ngay” – ông Trần Trung Dũng bộc bạch.

Cũng là để làm đúng ngay từ đầu, khi bắt tay vào chuyển đổi số, Mutosi không tự “mò mẫm” thử nghiệm hệ thống mới, mà đã mời chuyên gia tư vấn để lựa chọn đúng hệ thống, quy trình cho từng phân hệ, chức năng. Vì nếu chọn sai nền tảng công nghệ, trong tương lai, doanh nghiệp có thể tốn rất nhiều chi phí cho việc vận hành, tích hợp và khai thác số liệu giữa các nền tảng với nhau.

“Với một doanh nghiệp như Mutosi, tôi cho rằng, tốt nhất nên áp dụng chuẩn SAP trên toàn cầu. Đó là trí tuệ của rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới, họ đã kinh qua, trải nghiệm rồi. Có lẽ không nên tranh luận quá nhiều, mỗi bộ phận một ý, mà cứ làm đúng như doanh nghiệp ở các nước phát triển đã áp dụng. Điều này có thể không hẳn đúng với mọi doanh nghiệp, nhưng với chúng tôi lại là sự phù hợp” – ông Dũng nói. Việc chọn chuẩn không chỉ giúp Mutosi tiết kiệm nguồn lực, thời gian mà còn là cả công sức trong tương lai rất nhiều.

Lý giải thêm về việc lựa chọn ERP, ông Dũng lập luận, nền tảng SAP S/4HANA mà Mutosi áp dụng là nền tảng giúp Mutosi có thể kết nối các hệ thống phần mềm để tập trung các dữ liệu phân mảnh về bể dữ liệu tập trung. ERP SAP là hệ điều hành lõi để ‘nói chuyện’ với các phần mềm như CRM, DMS hay OMNI-CHANNEL, IoT platform,… Khi có được hệ điều hành lõi này, Mutosi có khả năng mở rộng và kết nối để đáp ứng cho nhu cầu phát triển của doanh nghiệp về sau. Mặt khác, với việc ERP SAP triển khai trên nền tảng cloud, Mutosi có thể dựa trên đặc thù ngành để áp dụng những phần mềm mới, hiện thực hóa tầm nhìn của công ty trong tương lai.

Tiếp đó là việc tối ưu chi phí, nguồn lực, kiểm soát chặt chẽ hệ thống đơn hàng. Trước đây, khi chưa ứng dụng ERP SAP, mỗi một lần mua hàng, nhân viên phải kiểm tra hàng tồn kho, in bản cứng rồi trình ký, duyệt trình ký rồi mới triển khai. Những thao tác thủ công này phát sinh rất nhiều lỗi. Sau khi ứng dụng ERP SAP, Mutosi có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian, công sức và giảm sai hỏng. Đồng thời, ERP cũng đã giúp Mutosi kiểm soát thông tin, dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định một cách kịp thời và nhanh chóng.

Một trong những giá trị cốt lõi của Mutosi đó là trải nghiệm khách hàng tuyệt vời, trong mọi hoạt động của Mutosi đều hướng về khách hàng và lấy khách hàng làm trọng tâm. Để hiểu được khách hàng, đầu tiên, Mutosi đã xác định toàn bộ những điểm chạm mà Mutosi có thể tương tác với khách hàng. Từ những điểm chạm đó, Mutosi đã xây dựng và ứng dụng công nghệ để thấu hiểu được từng điểm chạm, sử dụng những hoạt động từ AI để phân tích nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Trên nền tảng đó, Mutosi sử dụng một vài công cụ về Automation như CDP, Chatbot để tự động về Marketing, tự động gửi survey chăm sóc khách hàng, các voucher nhằm tri ân khách hàng và kích thích khách hàng mua lại sản phẩm của Mutosi.

Sau khi đã quyết định ứng dụng ERP, đội ngũ công nghệ của Mutosi tìm hiểu một số đơn vị cung cấp nền tảng này cả ở trong nước và trên thế giới. Mutosi lựa chọn đơn vị tư vấn chuyển đổi số dựa trên 4 tiêu chí: sự tương đồng về văn hóa, kinh nghiệm triển khai ERP, kinh nghiệm cùng ngành và dịch vụ SLA sau triển khai.

“Trước hết, chúng tôi luôn mong muốn được làm việc với những đối tác có chung văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm. Thứ hai, chúng tôi cũng mong muốn đơn vị đồng hành bên cạnh việc triển khai phần mềm, thì có cả sự tư vấn giúp chúng tôi hiểu thêm về hiện trạng doanh nghiệp mình để có chiến lược phù hợp. Thứ ba, chúng tôi sẽ ưu tiên nhưng đơn vị có kinh nghiệm triển khai có các doanh nghiệp tương tự Mutosi. Và cuối cùng, chúng tôi rất quan tâm đến dịch vụ SLA sau triển khai” – đại diện Mutosi chia sẻ.

Bởi lẽ, khi một phần mềm được đưa vào vận hành, hành vi của nhân sự trong doanh nghiệp sẽ phải thay đổi, gây ra sự bỡ ngỡ ban đầu và có khả năng phát sinh yêu cầu mới hoặc lỗi. Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn trôi chảy, nhân sự cảm thấy hài lòng khi sử dụng phần mềm, đòi hỏi đơn vị triển khai có dịch vụ SLA tốt để tương tác liên tục với doanh nghiệp.

Và Citek – một trong những đơn vị hàng đầu về tư vấn và triển khai bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện đến từ hãng SAP ở Việt Nam – đã được lựa chọn khi đáp ứng đủ 4 tiêu chí này.

Để đưa ra lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho Mutosi, ông Nguyễn Công Tẩn – CEO Citek cho biết, đội ngũ Citek đã tiến hành đánh giá khách quan về mô hình kinh doanh của Mutosi để lựa chọn kiến trúc giải pháp, sau đó đánh giá tầm nhìn và mục tiêu chiến lược, cùng với năng lực hiện tại của doanh nghiệp bao gồm nhân sự, hạ tầng, tài chính để đưa ra lộ trình triển khai giải pháp phù hợp.

“Điều quan trọng nữa khi đề xuất một lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp, là Citek cũng sẽ đánh giá về hiệu quả đầu tư. Khi doanh nghiệp đã đầu tư cho chuyển đổi số, giá trị mang lại cũng phải tương xứng với giá trị đầu tư”, CEO Citek cho hay.

Ông Trần Trung Dũng tâm sự: “Khi tương tác và trao đổi với Citek, vì đội ngũ rất trẻ, nên phải nói thật là chúng tôi có phần ngạc nhiên khi đội ngũ Citek có năng lực rất tốt, thấu hiểu nghiệp vụ và có kinh nghiệm tư vấn, triển khai SAP cho các đơn vị có đặc thù ngành tương đồng với Mutosi. Đặc biệt là tất cả nội dung Citek trao đổi và tư vấn cho chúng tôi đều đầy đủ, khoa học, dễ hiểu. Dù một số vị trí lãnh đạo của Mutosi chưa có kinh nghiệm triển khai ERP, nhưng vẫn cảm thấy yên tâm với sự tư vấn của Citek và dễ dàng triển khai về sau”.

CEO Mutosi cũng ấn tượng với sự nhiệt huyết và tính cam kết của Citek. Ông kể lại, thời điểm Mutosi chuẩn bị go-live, đội ngũ Citek “nằm vùng” dưới nhà máy đến tận khuya và luôn sẵn sàng trực chiến để đảm bảo đúng tiến độ go-live hệ thống.

“Citek là một đội ngũ tuyệt vời mà chúng tôi đã có cơ hội hợp tác” – ông Trần Trung Dũng dành lời trân trọng cho người đồng hành chuyển đổi số của mình.

Chuyển đổi số tổng thể quản trị doanh nghiệp với giải pháp SAP S/4HANA do Citek tư vấn triển khai, Mutosi đã đạt được những kết quả ấn tượng.

Thứ nhất, việc chuyển đổi số đã góp phần tạo ra nền tảng vững chắc, giúp Mutosi có những bước tiến quan trọng trong việc quản trị chất lượng sản phẩm, nâng cao việc kiểm soát chất lượng các linh kiện chủ chốt từ nhà cung cấp, giảm tỷ lệ lỗi ngoài quy trình xuống dưới 1%.

Các nền tảng khác như CRM được tích hợp với nền tảng SAP. Khi một khách hàng gọi điện thoại đến tổng đài để báo về một lỗi hay sản phẩm nào đó, tổng đài viên nhận thông tin khách hàng sẽ biết được khách hàng đó đã mua những sản phẩm nào và đi từ những dây chuyền sản xuất nào hoặc những linh kiện lỗi được cung cấp bởi nhà cung cấp nào. Từ đó, chúng tôi có thể tối ưu hoá được tỉ lệ lỗi sản phẩm. Từ việc tối ưu hoá tỉ lệ lỗi sản phẩm sẽ giúp cho việc giảm thiểu chi phí về Maintenance rất nhiều và cũng giúp cho trải nghiệm khách hàng tốt hơn trong tương lai. Ông Ngô Trần Bảo Hiệp, Giám đốc Công nghệ Mutosi cho biết.

“Con số 1% này là một tiến triển lớn. Vì hiện nay, tỷ lệ lỗi trung bình các sản phẩm điện dân dụng của các doanh nghiệp trên thị trường Việt Nam là khoảng 2% – 2,5%. Với việc ứng dụng thành công SAP S/4HANA, chúng tôi đặt mục tiêu đến năm 2025 giảm tỷ lệ này xuống dưới 0,5%, có thể nói là khá khắt khe so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành hàng”, ông Dũng cho biết. “Đội ngũ Citek chính là đối tác đồng hành có vai trò then chốt trong việc giúp chúng tôi ứng dụng triển khai thành công hệ thống để qua đó gặt hái được những thành quả này”.

Với hệ thống quản trị tổng thể SAP, Mutosi đã có rất đầy đủ dữ liệu và thông tin để triển khai những giải pháp khác tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, từ bảo hành điện tử đến việc nắm bắt thông tin về nhu cầu, thói quen của khách hàng, để có những hoạt động marketing về sau, có chương trình khuyến khích khách hàng mua lại, hoặc khách hàng giới thiệu khách hàng trong tương lai. Dẫn chứng cho vấn đề này, ông Hiệp cho biết: Trước đây nếu không sử dụng SAP thì hầu như chúng tôi không biết được số sản phẩm/số serial nào khi ra thị trường được bán ở những cửa hàng cụ thể nào thì bây giờ chúng tôi đã quản lý được, điều đó là một nền tảng rất tốt để chúng tôi hướng đến việc tiếp cận khách hàng một cách nhanh hơn, tốt hơn và cá thể hơn. Hiện tại, tỷ lệ khách hàng hoàn toàn hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của Mutosi đã đạt ngưỡng 95%, tăng 7,5% so với trước đây.

Đánh giá dưới góc độ tư vấn, ông Nguyễn Công Tẩn nhận định, yếu tố quan trọng giúp Mutosi chuyển đổi số thành công, không chỉ đến từ công nghệ, mà còn đến từ yếu tố con người, và tiêu biểu là sự quyết liệt của ban lãnh đạo.

Ông Tẩn đánh giá: “Trong chuyển đổi số, con người là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công. Mutosi là một doanh nghiệp trẻ, nhưng ban lãnh đạo với vai trò đầu tàu đã làm ngay, và làm rất quyết liệt việc triển khai chuyển đổi số. Chỉ trong 06 tháng, Mutosi đã hoàn thiện hệ thống phân phối với đại lý, hệ thống bán hàng trên nền tảng đa kênh và gần đây đã hoàn thành hệ thống quản trị tổng thể lõi ERP, với giải pháp SAP S/4HANA cùng với Citek. Đây là kết quả ấn tượng mà nếu không có sự trách nhiệm, sâu sát, đồng lòng của tổ chức thì khó có thể đạt được”.