Theo tôi, công việc là thứ bạn làm, không phải địa điểm bạn cần đến. Quan điểm này đòi hỏi một lối suy nghĩ, tiếp cận riêng cùng một chút chuẩn bị.
Hôm nay tôi có một cuộc họp hiệu quả với đội ngũ tại Agility Scales. 5 phút đầu tiên, chúng tôi bàn về trang phục lễ hội hóa trang đúng xu thế cho con em mình (Chủ đề năm nay là ninja LEGO). Đây là một phần trong quy định về nói chuyện phiếm của chúng tôi, vừa ngăn mọi người nhảy bổ vào công việc, vừa giúp nhóm trở nên gần gũi, quan tâm đến cuộc sống cá nhân của nhau hơn, dù chỉ trong 5 phút.
Sau thời gian nói chuyện phiếm, chúng tôi bàn luận sôi nổi về cách miêu tả sản phẩm trực tuyến của mình cũng như nên dùng thuật ngữ gì để khách hàng dễ hiểu nhất. Chúng tôi cũng trao đổi về thứ tự ưu tiên cho các tính năng của sản phẩm, vai trò của cộng đồng người sử dụng và một số quyết định quan trọng khác. Cuộc bàn luận rất thú vị, mọi người đều tham gia như nhau và có cảm giác đây là sự pha trộn kỳ lạ giữa lĩnh vực marketing với thuyết hiện sinh.
Cuộc họp diễn ra trong đúng một giờ như mong muốn. Như thường lệ, chúng tôi kết thúc bằng phương pháp ROTI (đánh giá hiệu quả thời gian đầu tư vào cuộc họp). Khi đếm đến ba, mọi thành viên giơ 1-5 ngón tay, tương ứng với đánh giá của họ. Tất cả đều chọn năm, ngoại từ Kirill đánh giá ở mức bốn. Nhìn chung, đây là kết quả gần như hoàn hảo! Chúng tôi nói đùa rằng sẽ không bao giờ mời Kirill họp nữa, còn anh chàng đùa lại rằng thực ra anh ta không được mời họp, mà tự động xuất hiện để chọc tức chúng tôi. Mọi người cười rộ lên, rồi tôi bấm nút rời cuộc họp.
Tôi tháo tai nghe chống ồn, cất máy tính bảng, ngó xung quanh quán cà phê tại sân bay nơi mình đang ngồi để xem đồ đạc có mất mát gì không, rồi thu dọn đồ để ra cửa xuất hành. Tôi làm việc từ xa và có thể làm từ bất cứ nơi nào.
Theo tôi, công việc là thứ bạn làm, không phải địa điểm bạn cần đến. Quan điểm này đòi hỏi một lối suy nghĩ, tiếp cận riêng cùng một chút chuẩn bị. Bạn sẽ lưu trữ tài liệu ở đâu khi vừa làm việc vừa di chuyển?
Bạn sẽ hợp tác với đồng nghiệp như thế nào nếu không mấy khi thấy mặt nhau? Đâu là công cụ thích hợp nhất để họp trực tuyến, lên kế hoạch, kiểm soát quy trình làm việcthiết kế và phát triển? Và bạn sẽ làm việc như thế nào nếu môi trường xung quanh không phù hợp để tập trung hay sáng tạo?
Thế giới kinh doanh chưa quen với kiểu làm việc này. Tôi thấy những từ ngữ mà người làm trong công ty “bình thường” dùng để miêu tả lối làm việc của tôi thật phi lý. Sao họ lại gọi là làm việc “từ xa”? Công ty của tôi không có văn phòng, nên cũng không có địa điểm được coi là trung tâm để tôi làm việc “từ xa”. Và đội ngũ “ảo” là gì? Chẳng lẽ đội ngũ của chúng tôi không có thật, chỉ vì chúng tôi không ngồi chung một chỗ? Rồi còn IRL (in real life – cuộc sống thực). Tôi nghĩ mình đang tận hưởng cuộc sống đích thực hơn bất cứ ai bị giam trong bốn bức tường văn phòng ngột ngạt.
Nói đến nhân viên “ảo” và nhân viên “văn phòng”, năm 2013, tôi tuyển Lisette Sutherland làm trưởng nhóm làm việc từ xa cho Happy Melly. Đây là tổ chức quốc tế nhằm giúp người lao động hài lòng hơn trong công việc. Với mong muốn xây dựng công ty không cần văn phòng cố định, cộng với việc Lisette là người tiên phong trong lĩnh vực này, tôi để cô ấy tự mày mò tìm hiểu, sau đó trình bày tất cả lời khuyên cũng như mẹo làm việc từ xa. Kết quả cho thấy đây là quyết định đúng đắn. Lisette không chỉ học và nghiên cứu về lĩnh vực này, mà hiện tại còn có thể truyền dạy mọi điều bạn cần biết cũng như nên làm để thành công với
phương pháp làm việc này.
Tôi bắt đầu viết lời tựa ở sân bay Toulouse của Pháp và đang viết những dòng cuối cùng tại quán cà phê ưa thích ở thành phố Rotterdam của Hà Lan. Cùng lúc đó, tôi quản lý từ xa các đội ngũ tại hơn 10 quốc gia trên bốn châu lục. Chắc bạn khó tưởng tượng làm thế nào để thực hiện trôi chảy những việc này. Nghe có vẻ lạ lùng và khó khăn? Đừng lo. Lisette sẽ chỉ cho bạn cách tổ chức công việc từ xa cho bản thân và đội ngũ của mình. Đã đến lúc tách chữ “đi” khỏi chữ “làm”.
Jurgen Appelo,
tác giả, diễn giả, doanh nhân khởi nghiệp
